Instructivo para legalización
Legaliza tu práctica
Para formalizar la práctica deberás diligenciar en su totalidad el formulario y adjuntar los documentos requeridos, para ello, te compartimos la información que debes tener a la mano y el paso a paso para acceder a la plataforma.
Importante
Solo podrás realizar el proceso de legalización cuando hayas recibido la Carta de Aprobación emitida por el Politécnico Grancolombiano. Este documento habilita el acceso a la sección de legalización en Smart Campus. Si intentas ingresar antes de que la carta haya sido emitida, la plataforma mostrará el siguiente mensaje:
Estimado Estudiante,
Para realizar la práctica se requiere cumplimiento obligatorio de la totalidad de prerrequisitos académicos; por tanto, le invitamos a consultar nuestro sitio web poli.edu.co/practicas. Tenga en cuenta que debemos emitir la correspondiente carta de presentación tanto para Mi primera práctica (Contrato de aprendizaje, convenio, vinculación formativa (acuerdo de voluntades o acto administrativo)) y también para la modalidad de Ya tengo trabajo (vinculación laboral). Sin carta de presentación, usted no podrá legalizar su práctica, por lo cual debe adelantar correctamente todo el proceso dentro de los tiempos estipulados.
Si presenta alguna inquietud al respecto, instaure un caso por medio de Smart Campus.
Paso a paso para legalizar tu práctica
Recuerda adelantar los 6 pasos que encontrarás a continuación en cada una de los recuadros.
Recomendaciones
- Antes de iniciar la legalización, realiza el trámite desde un computador con un sistema operativo diferente a Mac (macOS)
- Completa todos los campos del formulario y hazlo dentro de las fechas establecidas, ya que de lo contrario tu práctica no tendrá validez.
- Ten a la mano toda la información, pues el formulario debe diligenciarse en un máximo de 30 minutos.
- Registra un solo correo electrónico personal y carga únicamente un documento por campo.
Importante
Inserta y verifica cuidadosamente los datos de contacto de tu jefe inmediato, especialmente su correo electrónico. Esta información será utilizada durante el proceso de seguimiento y evaluación de tu práctica; si el correo se registra de forma incorrecta, el acompañamiento y las evaluaciones podrían presentar retrasos.
Finalmente, adjunta todos los documentos requeridos en formato PDF, de acuerdo con tu modalidad de práctica
Mi Primera Práctica | Ya tengo trabajo |
|---|---|
Formato de aceptación | Formato de aceptación |
Carta de aprobación emitida por la institución. | Carta de aprobación emitida por la institución. |
Copia de contrato de aprendizaje; vinculación formativa | Certificado laboral vigente donde se especifiquen las funciones, el tipo de contrato y la fecha de vinculación. |
Certificado de afiliación a ARL. | Soporte de la planilla de seguridad social o certificado de ARL vigente. |
- De NO legalizar en los tiempos establecidos, tu práctica NO será válida.
- El diligenciamiento de la encuesta no puede durar más de 30 minutos, por ello, debes realizarlo una vez tengas toda la información y documentos.
- Solo debes ingresar un (1) correo electrónico personal. NO ingreses varios en el mismo campo (por favor validar que esta información esté correctamente diligenciada).
- Solo puedes cargar un (1) documento por campo. Asegúrate de cargarlos correctamente en el campo indicado y en formato PDF.
1. Inicia sesión
Ingresa al Smart Campus con tu usuario y contraseña.
2. Accede al módulo de Prácticas
En el menú lateral izquierdo, ubica la opción Prácticas y despliega el listado de opciones, como se muestra en la imagen:
3. Elige la modalidad de legalización
Haz clic en "Legalización Mi Primera Práctica" o "Legalización Ya Tengo Trabajo", según la modalidad indicada en tu carta de aprobación.
4. Acepta los términos y continúa
Lee atentamente los términos y condiciones, selecciona la opción "Acepto esta condición" y, finalmente, haz clic en "Siguiente".
5. Diligencia tus datos
Ten presente la siguiente información que te solicitará el formulario:
Información personal del estudiante
- Fecha de nacimiento
- Teléfono celular
- E-mail personal
Información académica del estudiante
- Modalidad académica (Presencial o Virtual)
- Jornada (Virtual, diurna o nocturna)
- Facultad a la que perteneces (si no sabes a qué facultad perteneces puede buscar tu programa aquí)
- Sede (Nacional, Medellín o Bogotá)
- Programa académico
- Semestre actual
Información de la empresa
- Nombre de la empresa, organización, entidad, escenario
- NIT de la empresa, organización, entidad, escenario
- Tipo de sector (Privado o Público)
- Sector económico al que pertenece la empresa
- Modalidad de la práctica
- País donde realiza la práctica
- Ciudad donde realiza la práctica
- Dirección de la empresa
- Teléfono de la empresa
- Nombre del jefe directo
- Teléfono del jefe directo
- E-mail del jefe directo Funciones a desarrollar en la práctica
- Funciones acordadas en conjunto con tu jefe directo Información general de la práctica
- Fecha de inicio del contrato
- Fecha fin de contrato
- Remuneración de la práctica
- Duración de la práctica en meses Información documental
6. Registro Exitoso
Una vez realices el proceso de legalización correctamente, en un plazo máximo de (20) veinte días el área de Prácticas te confirmará el estado de tu legalización por medio del correo electrónico institucional. Ten en cuenta que esto no limita el inicio de tu práctica, pues la fecha de vinculación la define el escenario de práctica de acuerdo con la emisión de la carta de aprobación.
Si ya legalizaste y tu jefe inmediato cambió, debes remitirle este enlace para que él o ella realice la actualización de sus datos. Esta información es confirmada posteriormente con el escenario: Actualización de Datos de Jefes Inmediatos - Prácticas: Rellenar formulario
