Instructivo para estudiantes
Instructivo para Estudiantes
Este instructivo ha sido diseñado para acompañarte paso a paso en tu proceso de práctica. Aquí encontrarás toda la información que necesitas: Requisitos, fechas clave, documentos obligatorios y más. Léelo con atención, consúltalo cada vez que tengas dudas y úsalo como tu guía durante esta importante etapa de tu formación.
Antes de comenzar, identifica tu modalidad de práctica
Dependiendo de tu situación laboral actual, tu proceso puede seguir una de estas dos vías. Elige la que te corresponde y a partir de allí aplica los pasos de este instructivo.
🌱 Mi primera práctica
Estudiantes sin experiencia laboral previa en el área de estudio.
Sin experiencia
💼 Ya tengo trabajo
Estudiantes con empleo formal vigente afín a su carrera.
Con experiencia
🌱 Mi primera práctica
1. Práctica sector externo
Esta modalidad te permite aplicar tus conocimientos en empresas, organizaciones o proyectos sociales y comunitarios del sector público o privado, mediante un Contrato de Aprendizaje o una Vinculación Formativa (Acuerdo de Voluntades o Acto Administrativo).
Esta línea no solo aplica para estudiantes en su primer nivel de práctica, sino también para aquellos programas que tengan más de un nivel de práctica dentro del plan de estudios.
⏰ Tiempo de vinculación
Duración: Mínima: 4 meses – Duración máxima: 6 meses (según el tipo de vinculación o lo establecido en el Reglamento General de Prácticas).
✏️ Contraprestación
De acuerdo con estipulaciones legales vigentes según el tipo de vinculación y el acuerdo entre el escenario – estudiante (Debes tener en cuenta la diferencia entre Contrato de Aprendizaje y Vinculaciones Formativas).
🗓️ Horario Semanal
Mínimo: 20 horas - Máximo: Jornada laboral vigente en Colombia.
*Consulta el Reglamento General de Prácticas si perteneces al programa de Tecnología en Gestión de Servicios para Aerolíneas.
⚠️ Ten en cuenta
- Si ya firmaste un Contrato de Aprendizaje con otro programa, verifica si está relacionado con tu formación actual. Si sí está relacionado, puedes solicitar la carta de habilitación de cadena de formación.
- Si no está relacionado, puedes optar por una Vinculación Formativa.
- Si vas a firmar una Vinculación Formativa (Acuerdo de Voluntades o Acto Administrativo) y aún no tienes el formato, puedes descargarlo directamente aquí. (Una vez firmado el documento entre el estudiante y escenario de Prácticas, debes cargarlo a la plataforma de legalización a través de Smart Campus; el equipo de Prácticas se encargará de firmarlo, por lo que no será necesario que lo envíes por correo electrónico).
Tipos de vinculación
Vinculación Formativa (Convenio)
Es una modalidad de práctica que se formaliza entre el estudiante y el escenario de práctica. Esta vinculación puede incluir un auxilio económico parcial, total o no incluirlo (sin pago).
Resolución 3546 de 2018 y 623 de 2020
🏛️ Acto administrativo
Aplica para entidades del derecho público (gobernaciones, alcaldías, instituciones oficiales, etc.)
Artículo 7 de la resolución 623 de 2020.
📒 Acuerdo de voluntades
Aplica para escenarios de derecho privado (empresas, fundaciones, ONG, etc.)
Artículo 8 de la resolución 623 de 2020
📎 ¿Necesitas el formato?
Si aún no tienes el formato de Vinculación Formativa (Acuerdo de Voluntades o Acto Administrativo), puedes descargar aquí mismo.
✍️ ¿Quién lo firma?
Una vez este formato sea firmado por el estudiante y el escenario de prácticas, deberás cargarlo en la plataforma de legalización a través de Smart Campus, el equipo de Prácticas se encargará de firmar el formato. No necesitas enviar correos para solicitar la firma de nuestra Institución.
Contrato de Aprendizaje
Es un contrato laboral especial a término fijo, regulado por la Ley 2466 de 2025, que modifica la Ley 789 de 2002. Este tipo de contrato debe ser registrado ante el SENA y establece una relación entre el estudiante y el escenario de práctica, con beneficios definidos por la ley.
✅ ¿Qué beneficios recibe el estudiante?
- Afiliación a salud (EPS), pensión (AFP) y riesgos laborales (ARL)
- Pago de vacaciones, cesantías y primas
- Salario equivalente al 100% del salario mínimo mensual legal vigente
- Liquidación al finalizar el contrato
No todos los escenarios están habilitados para ofrecer Contrato de Aprendizaje. Esto depende de factores como su tamaño, número de colaboradores y naturaleza jurídica.
Por eso, antes de iniciar tu proceso, verifica si el escenario de práctica puede suscribir este tipo de contrato.
2. Práctica Institucional
En esta opción podrás desarrollar actividades y proyectos dentro de los centros y unidades académicas del Poli, de acuerdo con las necesidades institucionales (sujeto a disponibilidad).
⏰ Tiempo de vinculación
Duración: 4 meses (periodo académico en el que se desarrollará la práctica).
✏️ Contraprestación
Esta opción de prácticas no contempla remuneración.
📃 Tipo de vinculación
La vinculación se realiza a través de Acuerdo de voluntades (Si aún no tienes el formato de Vinculación Formativa (Acuerdo de Voluntades) puedes descargarlo aquí.
🚨 Importante
Una vez este formato sea firmado por el estudiante y el escenario de prácticas, deberás cargarlo en la plataforma de legalización a través de Smart Campus, el equipo de Prácticas se encargará de firmar el formato. No necesitas enviar correos para solicitar la firma de nuestra Institución.
3. Laboratorio de Práctica
Modalidad de práctica en la que desarrollas un proyecto para atender retos reales de organizaciones o comunidades, aplicando los conocimientos de tu programa académico en un entorno de aprendizaje guiado.
A través de esta experiencia, formularás y ejecutarás propuestas de mejora con impacto social u organizacional, fortaleciendo competencias en liderazgo, consultoría y gestión de proyectos. Los proyectos podrán ser propuestos por ti o asignados según la disponibilidad de cupos y las necesidades de cada programa académico.
¿En qué escenarios se realiza?
- Entidades gubernamentales
- Fundaciones
- ONG
- Empresas privadas con proyectos de responsabilidad social
- Unidades académicas internas que requieran apoyo en proyectos específicos
⏰ Tiempo de vinculación
Duración: se desarrollará durante el periodo académico en el que curses la práctica.
✏️ Contraprestación
Esta opción de prácticas no contempla remuneración.
🗓️ Horario
Esta práctica se desarrollará por objetivos, por lo que se deberá cumplir con las fechas establecidas en el plan de trabajo que se diseñe para la intervención y las fechas establecidas en el módulo de prácticas para la presentación de los avances del proyecto.
📃Tipo de vinculación
Se formalizará a través de la suscripción del documento denominado consentimiento informado una vez se asigne el proyecto.
Si estás interesado y ya cuentas con el escenario para el desarrollar el proyecto, haz tu solicitud aquí
Una vez, seas vinculado/a en esta modalidad se suscribirá un formato de consentimiento informado para formalizar el inicio y desarrollo de tu práctica, deberás cargarlo en la plataforma de legalización a través de Smart Campus en el espacio que solicita el contrato o vinculación a la práctica.
4. Práctica Programa Ruta Formativa
Si haces parte de este programa, podrás solicitar la validación del requisito de práctica, siempre que las actividades realizadas te permitan presentar un proyecto académico avalado por la dirección de tu Escuela. Si cumples con los requisitos establecidos, podrás realizar la solicitud ante el Centro de Prácticas.
Requisitos
- Pertenecer al programa de Ruta Formativa más de un semestre.
- Realizar la solicitud formal para la autorización por medio de un ticket en la plataforma de Smartcampus.
- Una vez sea aprobado, el Centro de Prácticas te asignará las condiciones y tiempos para la presentación del proyecto.
Paso a paso modalidad mi primera práctica
1. Consigue tu escenario de Práctica
La búsqueda del lugar donde realizarás tu práctica es un proceso autónomo. Puedes hacerlo por medio de:
- 🔍 Portales de empleo o búsqueda directa.
- 📱 Registra tu hoja de vida en la plataforma de prácticas a través de SmartCampus, ingresa al instructivo aquí. De esta manera, nuestros aliados podrán conocer tu perfil y considerarte para sus oportunidades de práctica.
Recuerda: registrar tu hoja de vida no garantiza la asignación de un escenario de práctica, pero sí amplía tus posibilidades de ser tenido en cuenta por las organizaciones participantes.
- 🌍 Puedes acceder a prácticas en el exterior a través de la ORII.
2. Solicita y recibe tu Carta de Aprobación
Una vez tengas definido tu escenario de práctica, se deberá solicitar la carta de aprobación. Este paso es obligatorio para poder vincularte y legalizar tu práctica.
⚠️ Importante: esta solicitud debe ser realizada por el escenario (empresa), no por el estudiante.
📎 Comparte con ellos el siguiente formulario para que realicen la solicitud:
👉 Formulario
- 📝 Si eres estudiante de Licenciatura, deberás solicitar la carta en el formulario aquí
- 📬 La carta será enviada a tu correo institucional en un plazo máximo de 8 días hábiles.
❌ Si la solicitud es rechazada, recibirás instrucciones para ajustarla y volver a solicitarla.
Ten en cuenta
Si estás aplicando a la opción de laboratorio de prácticas, deberás solicitar la carta en el formulario aquí
Si eres estudiante de Licenciatura, deberás solicitar la carta en el formulario aquí
3. Prepara tu documentación
Una vez recibas la carta de aprobación deberás preparar la siguiente documentación en formato PDF:
- Carta de Aprobación de Mi Primera Práctica.
- Formato de aceptación de la práctica (descárgalo aquí).
- Certificado de afiliación a la ARL: Deberás cargar el soporte de afiliación a ARL, este documento lo debes solicitar al escenario de prácticas. Si tu escenario no te afilia, solicítalo aquí; ten en cuenta que para esta opción, debes tener afiliación a EPS como beneficiario o cotizando y que esta esté vigente, bien sea en régimen subsidiado o contributivo.
Contrato de Aprendizaje o Vinculación Formativa: Documento de vinculación al escenario de práctica. Ten presente que el escenario de práctica define la modalidad legal mediante la cual te vinculará para realizar tu práctica. Por eso, es importante que conozcas las diferencias entre las modalidades de vinculación para Mi Primera Práctica.
Puedes consultar la información detallada en la sección Tipos de vinculación de acuerdo con la opción de práctica, donde encontrarás las características de cada una para que identifiques cuál aplica a tu caso.
📌 Recuerda que todos los documentos deben estar completos y legibles. Si faltan requisitos, la legalización podría demorarse.
4. Legaliza tu práctica
- Una vez tengas listos los documentos solicitados en el Paso 3, ingresa a Smart Campus y realiza la legalización de tu práctica en la modalidad Mi Primera Práctica.
- El Centro de Prácticas revisará tu proceso de legalización en un plazo máximo de 20 días.
- Asegúrate de realizar este trámite dentro de las fechas establecidas en el calendario de prácticas.
- Si al llegar la fecha límite aún no cuentas con todos los documentos, carga los que tengas disponibles. Sin embargo, recuerda que deberás completar el cargue de la documentación pendiente para que tu proceso obtenga el estado Válido.
- Ten presente que, si no completas el proceso con la totalidad de los documentos requeridos, tu práctica no tendrá validez y será cancelada.
¿Necesitas ayuda? Consulta el paso a paso del proceso aquí (guía oficial).
5. Inscribe el módulo académico
Paralelo al proceso de legalización, deberás inscribir el módulo o materia de práctica según tu programa académico. Esta inscripción es obligatoria para que puedas:
- 📖 Recibir el acompañamiento del docente a cargo.
- 📚 Cumplir con las actividades académicas asignadas durante el semestre.
- ⭐ Obtener la evaluación final de tu práctica.
💼 Ya tengo trabajo
Si actualmente trabajas en un área relacionada con tu programa académico, puedes realizar tu práctica a través de esta modalidad.
Para ello, necesitarás la aprobación de tu empleador, quien autorizará el desarrollo de tu proyecto académico dentro de tu vinculación laboral y durante el periodo en el que curses la práctica.
Esta modalidad te permite integrar tu experiencia laboral con tu formación académica, fortalecer tus competencias, aportar al crecimiento de tu organización y continuar desarrollando tu perfil profesional mientras avanzas en tus estudios.
📒 Tipo de vinculación
Podrás aplicar a esta modalidad si tu vinculación laboral se encuentra bajo alguna de las siguientes formas de contratación: contrato a término indefinido, contrato a término fijo, contrato por obra o labor o contrato de prestación de servicios.
✏️ Proyecto de Mejora
Durante el periodo de práctica, desarrollarás un proyecto de mejora relacionado con el campo de acción de tu programa académico y alineado con las funciones que desempeñas en tu lugar de trabajo.
Este proyecto te permitirá aplicar los conocimientos adquiridos durante tu formación para generar valor en tu entorno laboral y contará con el acompañamiento y seguimiento del docente del módulo de práctica.
⚠️ Ten en cuenta
- Si tu contrato laboral finaliza antes de terminar el semestre académico, el Comité de Prácticas evaluará tu caso y determinará la continuidad en el módulo o asignatura de práctica.
- Es tu responsabilidad informar de manera inmediata al Área de Prácticas cualquier cambio en tu vinculación laboral.
- Esta modalidad está disponible únicamente para los programas académicos que, en el listado de prerrequisitos, tienen habilitada la opción Ya Tengo Trabajo en la columna Tipo de práctica.
Paso a paso modalidad ya tengo trabajo
1. ¿Ya tienes trabajo?
Si ya estás trabajando y cuentas con la aprobación de tu empleador para realizar el proyecto, ¡ya tienes un paso adelantado! 🙌
👉 Continúa con el siguiente paso para avanzar en el proceso de legalización de tu práctica.
2. Solicita y recibe tu Carta de Aprobación
Este paso es obligatorio para formalizar el inicio de tu práctica. La carta de aprobación le informa a tu empleador que te encuentras en proceso de formación y que realizarás tu práctica en la organización.
📎Ingresa al siguiente enlace para realizar la solicitud de la carta.
- 📝 Si eres estudiante de Licenciatura, deberás solicitar la carta en el formulario aquí
- 📬 Una vez aprobada la solicitud, recibirás la carta en tu correo institucional en un plazo máximo de 8 días hábiles.
- ❌ Si tu solicitud requiere ajustes o es rechazada, te enviaremos las indicaciones necesarias para que realices las correcciones y puedas volver a solicitarla.
3. Prepara tu documentación
Una vez recibas la carta de aprobación deberás preparar la siguiente documentación en formato PDF:
- Carta de Aprobación de Ya tengo trabajo.
- Formato de aceptación de la práctica (descárgalo aquí).
- Soporte de planilla de seguridad social o certificado de ARL vigente (solicítalo a tu empleador).
Certificado laboral vigente con funciones y fecha de inicio de la vinculación,
📌 Recuerda que todos los documentos deben estar completos y legibles. Si faltan requisitos, la legalización podría demorarse.
4. Legaliza tu práctica
- Una vez tengas listos los documentos solicitados en el Paso 3, ingresa a Smart Campus y realiza la legalización de tu práctica en la modalidad Ya tengo trabajo.
- El Centro de Prácticas revisará tu proceso de legalización en un plazo máximo de 20 días.
- Asegúrate de realizar este trámite dentro de las fechas establecidas en el calendario de prácticas.
- Ten presente que, si no completas el proceso con la totalidad de los documentos requeridos, tu práctica no tendrá validez y será cancelada.
¿Necesitas ayuda? Consulta el paso a paso del proceso aquí (guía oficial).
5. Inscribe el módulo académico
Paralelo al proceso de legalización, deberás inscribir el módulo o materia de práctica según tu programa académico. Esta inscripción es obligatoria para que puedas:
- 📖 Recibir el acompañamiento del docente a cargo.
- 📚 Cumplir con las actividades académicas asignadas durante el semestre.
- ⭐ Obtener la evaluación final de tu práctica.
